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労働管理で自己申告する際にトラブルにならないために気をつけておくべき点と必要点!

2017.06.29

コラム

労働管理で自己申告する際にトラブルにならないために気をつけておくべき点と必要点!

自己申告制にもメリットとデメリットがある
労働時間を管理する方法にはいくつかありますが、厚生労働省による通達、別名「46(ヨンロク)通達」で確認できます。

始業時間や終業時刻を確認する方法はタイムカードなどを使うなどが一般的でしょう。しかし、タイムカードなどのシステムを構築できないような職場の場合は自己申告制を用いることになります。

ちなみに、「うちの会社にはタイムカードはなくパソコン入力が基本」という人は当てはまっていないと感じてしまうかもしれませんが、それらも「タイムカード・ICカード等の客観的な記録方法」に含まれているということも覚えておきましょう。

この自己申告制を導入するメリットは無駄な残業の削減できる可能性があり、本当に残業をした分だけ記載する必要項目を盛り込んだ書式や書き方を徹底できれば、その人が自分はどれくらい残業をしているのか気が付けるようになるので、意識改革につながることもあるのです。

そしてデメリットは労働時間の適正把握ができない、つまり労働管理が困難になってしまうことから正式な時間外手当報酬を与えてよいのかの判断が難しく、残業代に関して従業員と会社の間でトラブルになる可能性が大きいということです。

どのようなトラブルがあり、予想されているのか
デメリットでも説明したように、タイムカードやパソコンでの記入がなくなることで正確な時間把握ができなくなることがよくあります。

それこそ、ほかに人がいる状況ならば後で確認することも可能なのですが、その人しか残業していない状況の場合は確認できないことも多いのです。

正しく申告すれば問題はありませんが、人によってはうその申告をする可能性もありますし、会社側ができる限り残業代を払いたくないという考え方で自己申告制を導入していたのなら、会社側からは自己申告制とは名ばかりの「サービス残業命令」に切り替わる危険性もあるのです。

ほかには、タイムカードやパソコンによる時刻入力ならば機械で自動的に処理してくれるのですが、書式や書き方が決まった残業申請書を提出して人事部や上司が確認する必要が出た場合、その人たちの負担が劇的に増えます。

これらのデメリットや人事部や上司への負担を考慮して、一部の行政書士などの専門家からは、タイムカードなどを導入できる環境ならわざわざ自己申告制にする必要性はないという意見も出ているのです。

トラブルを回避する方法はあるのか?
厚生労働省側でもこれらのトラブルは予期していたのか、地方労働行政運営方針において「自己申告制により労働時間管理を行う際の留意点」も明記しており、対策方法を記載しているのです。その一部を抜粋します。

労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。(厚生労働省より)


つまり、導入する前に事前の説明をしないで勝手に会社側の意向で導入するのは、やってはいけないということです。そして、その自己申告による労働時間の把握も会社側で調査する必要があるということになります。

自己申告制は、労働者による適正な申告を前提として成り立つものである。このため、使用者は、労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、上限を超える申告を認めない等、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じてはならないこと。(厚生労働省より)


残業に関するトラブルは現代日本でもなかなか減らないので、労働時間の記録に関する書類の保管などが義務付けられており、社員側でもこれらのルールを理解してきちんと保管されているのかを確認する必要性も出てくることでしょう。

このようにトラブル対策は練られているのですが、「46通達」の中には自己申告制により行わざるを得ない場合にのみ導入することを推奨しており、企業としてはやはり自己申告制よりもタイムカードなどを導入した管理を進めたほうがよいと考えられているようです。

(写真は写真ACより)

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